走入美國主流社會 0025/08-21


	美南新聞簡介

如何召開一項成功的會議 [aug-21-04]

系列二十五

根據一項調查報告指出，在美國各大公司行號及政府機構每天要召開二千萬個大小不同的會議，這些會議泰半是沒有效率，令人厭煩的集會，開會是一件必須的協調活動，也是要充分準備才不致於浪費大家的時間和精力，多年來我曾經主持過無數次大小型之不同性質會議，綜合而論，一次成功的會議可能會影響許多企業的前途及人員之決策，一項成功的會議應該包含以下主要項目。
（一）要確定開會的主題──討論事項不可模稜兩可，最會參加者所厭惡的就是開會沒有一個明確的主題，同時也要確定這次開會有沒有『必要性』，以免浪費同仁的時間。
（二）確定主題之後，應把參加決策及工作人員盡量召集在一起，凡是與主題有關之各部門主管亦應出席，相對於不相干的人就不必邀請參加。
（三）開會時應該注意到準時開始，不要遠離主題，每一位參加者應在會開就有一份議程，會後的會議紀錄必須盡早送到參加者手中，會中做成之決議應立即公佈以便大家遵循。
（四）會議中之充分討論──參加者每位都應對議題充分發表個會意見，不論正反意見都對會議有積極之影響，決不可成為『一言堂』。主持人更應充分尊重每位參與者之意見，最後才能獲得較圓滿之結論。
　　由於科技之日新月異，傳統的開會方式已經進入視訊會議之時代，不論你身處世界任何地方，皆可以網路方式把所有參與者集聚在一堂，可以從影像中，面對面大家在同一時間裡討論問題，不但省時，省錢，而且讓會議更有效率，然而，會前之準備工作更為重要，為了擠上科技的列車，美南新聞中心已經安裝了這種高科技的視訊設備，希望我們能與世界走得更近。
二OO四年八月二日休士頓

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