謹誠會計師事務所趙廣華會計師專欄9----小型公司商业运营与会计记账

繁忙的税季终于结束，生活又回复正常。税季申报是对前一年的商业行为总结。申报的正确与否完全依赖于日常会计记账的及时性和准确性。好记性不如烂笔头，更何况现在已经几乎不使用笔头记账了，一切电子化甚至是云计算。记账应该就更准确了。电子记账，尤其是云端第三方提供平台为小型企业和专业会计师提供了极大的便捷。企业无需聘用公司内部会计，会计师也无需坐在公司内部办公桌来记账。通过云端平台，公司运营与会计师记账可同时进行。

商业运营与会计记账息息相关。以生产企业为例，企业运营包括技术部门产品设计、原材料及办公物资采购、产品组装、成品销售、公司员工薪金发放和会计部门的资金帐目汇总及管理。会计部门就如同我们中国五行学中的土，座属中央主管运化及平衡。产品设计需要市场分析及预算，原材料及办公物资采购涉及到应付账款，产品组装涉及人工及库存管理，成品销售涉及应收账款，员工薪金涉及产品成本及公司管理费用。

在小型公司的运营过程中经常会出现两本账的问题。日常老板自己记一本帐，主要用于催帐及付账用。年终会计师又根据银行对账单和信用卡对账单记一本帐，用于报税。

因为大多数的老板没有会计专业，不会使用会计专用软件，大多会用Excel 甚至仍是笔头记录一年的营收与支出。这样的记录会很不全面。首先，因为没有和银行或者信用卡核对，难免会漏掉一些收入和支出，尤其会漏掉信用卡里面的支出。这些都会造成应收帐目和应付帐目不准确。应收帐目不正确会造成客人的不信任。因为心里没底，给客户打电话咨询付账情况都会小心翼翼咨询对方是否付款。当被要求提供账单及支付历史时更是拿不出凭证。更为糟糕的是收到客人的支付之后没有消掉对应的应收帐目，反而直接记成了公司的收入，这就造成了收入的多重记录，白白多向国税局缴税。应付帐目不准确，会造成多次支付或者忘记支付，引起不必要的损失。另外公司资产贷款的支出也相当混乱，无法准确记录可以抵税的利息费用。

当第二年年初时，会计师拿到公司提供的日常记账发现很多帐目莫名其妙与银行和信用卡公司都对不上，无法使用。只好另立门户重新记过。这个记录过程的过程就会比较粗糙，一两个星期的时间要录入全年的收支。时间久远，回忆当初造成心理和生理上的压力自不必说。记账过程中经常出现的错误有股东存入公司的资金或者其他公司或个人贷款给公司被当成公司的收入。本应是老板自己的税后储蓄或者是借来的钱却被当成是收入，无形中缴纳了不应该缴纳的税。另外，因为公司贷款购买的资产没有体现在银行或信用卡对账单上，无法正确记录甚至会漏记，错失本应该可以100%折旧减税的机会，同时造成公司资产记录错误。这种记账方式已完全失去了会计的监管功能，这不是记账是在补帐，只是为了税务申报。这种记账方式无法提供准确的年底应收账款、应付账款及库存，追踪公司费用支出的时效性。尤其是公司将相同金额的月支付或年支付设为自动付之后，资金会自动从公司银行支出，会计师也会很容易忽略其时效性，将其记为同一种费用。殊不知，公司也许在一年或更久远之前就停止了购买此项服务，如广告费用支出等。

如果能将两本账合为一本帐，就会减少以上诸端弊病。会计师可以实时监督并指导小公司的记账，同时公司的老板也可以准确地知道自己公司的运营状况。年终的时候会计师就可以胸有成竹地使用日常记账来报税。目前的远程网络及会计软件技术也提供了这种工作便利。比如Intuit 公司的Quickbooks 既有桌面版本也有网络版的，甚至还有第三方提供的云端服务。

闻道有先后，术业有专攻。会计师代替不了公司老板操作公司业务，非会计师专业的老板也不会将公司的会计系统设计的准确无误。但两厢配合，一定会事半功倍。

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